Collaborative Design Architects, Inc. is seeking a dedicated and experienced Administrative Assistant to join our team.

Collaborative Design Architects, Inc. is an award-winning architectural firm based in Billings, Montana. With a commitment to innovation and excellence, we deliver high-quality architectural services to our clients. Learn more about us at www.cd-mt.com.

The Administrative Assistant will be responsible for providing administrative support, assisting with office coordination tasks, and answering the phone for a professional office. Position may also assist with limited billing, accounts payable/receivable tasks. This role utilizes strong organizational skills, and attention to detail.

Responsibilities:

• Maintain office file system, archives, and records.
• Organize and track digital files and project processes.
• Assist with design contract-based technical writing.
• Edit, create, and review spreadsheets.
• Collect and distribute mail.
• Implement fee matrices and narrative to draft contract language.
• Create and maintain sub-consultant agreements.
• Coordinate office logistics such as making travel arrangements and scheduling meetings.
• Welcome visitors, screen and answer phone calls, and direct inquiries to the appropriate personnel.
• Prepare conference rooms and reception area for meetings.
• Assist staff and partners with specific client requests.
• Maintain professional atmosphere in the office.

Requirements:

• High school diploma or equivalent
• Positive work attitude and the ability to multitask and prioritize tasks effectively.
• Experience in Microsoft Office Suite: Word, Excel, and Outlook
• Knowledge of the architectural or professional engineering field is a plus.
• Strong communication and organizational skills
• Experience in accounting, a plus.
• Must work a minimum of 32 hours per week, 8-5, M-F.

Other info you should know:

• This is a full-time position (32-40 hours per week)
• The position is located in Billings, Montana.
• Benefits include Health insurance, Paid time off, and 401k

How to Apply:

Interested candidates should apply on LinkedIn or submit their resume and a cover letter outlining their qualifications and experience to resume@aehr.org.